为进一步做好学校公共会议室的管理使用工作，更好地为各处室、院系提供会议保障服务，特制定公共会议室管理使用制度如下：

    一、学校公共会议室指学院行政楼一楼报告厅、202会客室、216接待室、302会客室、315会议室、316会议室、四楼视频会议室。

    二、各部门应根据会议人数及会议内容需求，提前向党政办公室申请、预约，党政办公室负责协调各部门使用时间，使用完毕后，使用部门应及时向党政办公室反馈。

    三、使用部门负责会场安排、布置和会议服务工作，负责使用期间的会场设施、设备管理，会议室内不得吸烟，并保持会议室整洁卫生。

    四、有需要使用音响、视频设备的部门，应提前与图文信息中心联系，安排专人负责设备使用，以确保会议期间设备正常使用。

    五、校内大型会议，组织部门应提前做好座位安排、入场及退场安排等组织工作，会前做好安全疏散提示，会中做好安全保障。

    六、涉及校外人员的大型会议，需履行报备审批手续，经主管院领导签字同意后方可组织召开，组织部门应组织参会人员有序入、退场，并做好会议安全保障。

宣化科技职业学院

2026年3月